Trang chủ / Hướng dẫn sử dụng / Các thao tác chung khi Sử dụng Phần mềm Kế toán Maxv Pro

Các thao tác chung khi Sử dụng Phần mềm Kế toán Maxv Pro

NỘI DUNG BÀI VIẾT

Hệ thống Menu

Hệ thống menu trong Maxv Pro được tổ chức dưới dạng menu 4 phần

Phần 1 : Bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

1. Hệ thống

2. Kế toán tổng hợp

3. Kế toán vốn bằng tiền

4. Kế toán bán hàng – công nợ phải thu

5. Kế toán mua hàng – công nợ phải trả

6. Kế toán hàng tồn kho

7. Quản trị phí

8. Báo cáo tập hợp chi phí theo vụ việc

9. Kế toán giá thành sản xuất liên tục

10. Kế toán giá thành sản xuất theo đơn hàng

11. Kế toán tài sản cố định

12. Kế toán công cụ, dụng cụ

13. Báo cáo thuế

14. Báo cáo quản trị phân tích theo thời gian

Phần 2 : Bao gồm các màn hình cập nhật chứng từ

Phần 3 : Phần danh mục và số dư

Phần 4: Chức năng báo cáo

Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt phần mềm kế toán Maxv Pro (PHẦN 1)

Các phím chức năng

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng, mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định, cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình

F2 – Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển)

F3 – Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)

F4 – Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình.

F5 – Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

– Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

– Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.

F6 – Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo

– Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển

Ctrl + F6 – Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển

F7 – In

F8 – Xoá một bản ghi

F10 – Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu…

Esc – Thoát

Ctrl + A – Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…

Ctrl + U – Không chọn tất cả

Ctrl + F – Tự động lấy trường thông tin mà con trỏ đang đứng vào ô “Tìm kiếm”.

Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ

1. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong Phần mềm kế toán Maxv Pro khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

1. Vào chứng từ mới

2. Sao chép chứng từ

3. Lưu chứng từ

4. In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ)

5. Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá

6. Sửa một chứng từ

7. Xoá một chứng từ

8. Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

9. Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên màn hình nhập liệu)

10. Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng)

11. Sử dụng máy tính (biểu tượng)

Xem thêm: Các phân hệ trong phần mềm kết toán Maxv

2. Quy trình vào một chứng từ mới

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng.

– Chọn menu cần thiết, ví dụ: “Bán hàng / Hoá đơn bán hàng”

– Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (số lượng chứng từ này được tùy chọn theo người sử dụng) và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có nút <<Lưu>> là mờ, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>.

– Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.

– Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, hạn thanh toán, trạng thái…

– Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo “Chương trình đã thực hiện xong”.

– Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:

+ Mới : Vào chứng từ mới

+ Sao chép : Sao chép một chứng từ

+ In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in

+ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời

+ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời

+ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

+ Tìm : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá

+ PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời

+ PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời

+ Xem báo cáo ngay trong màn hình nhập liệu

+ Quay ra : Kết thúc cập nhật.

3. Các lưu ý khi sửa, xóa chứng từ

Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực đối với những người có quyền sửa xoá chứng từ. Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người sử dụng chương trình ở phân hệ “Hệ thống”.

4. Các bước thực hiện sửa, xóa một chứng từ

– Chọn menu cần thiết, ví dụ: “Bán hàng / Hoá đơn bán hàng”

– Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>.

– Chuyển con trỏ đến nút <<Lọc>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điều kiện lọc chứng từ

– Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem.

– Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.

– Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.

– Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu lại.

– Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “Có chắc chắn xoá?”. Nếu đồng ý thì chọn “Có”, nếu không thì chọn “Không”.

– Tiếp theo dùng các phím “PgUp”, “PgDn” hoặc vào phần <<Xem>> để xem các chứng từ khác và thực hiện các thao tác cần thiết.

5. Các tiện ích khi cập nhật chứng từ

Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng Maxv Pro cung cấp một loạt các tiện ích sau:

– Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.

– Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ để tìm bản ghi cần thiết. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.

– Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư… trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng nhiều cách. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng/ vật tư có chứa thông qua phím F5 – Tìm theo tên.

– Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,… ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.

– Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu ta có thể lựa chọn trạng thái chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu. Chương trình hiện tại có 3 trạng thái để lựa chọn: 0 – Không chuyển, 1 – Chuyển vào sổ kho (các chứng từ liên quan đến vật tư), 2 – Chuyển vào sổ cái (bao gồm cả chuyển vào sổ kho). Chương trình luôn mặc định ở trạng thái 2 – Chuyển vào sổ cái.

– Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.

– Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

– Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

– Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau (bao gồm cả thông tin các trường tự do). Ngoài ra chương trình còn cho phép người dùng lọc tìm chứng từ theo các điều kiện chi tiết và nâng cao hơn như tìm theo các hàm: if, and, or, empty, not…

– Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó, xem thông tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian sửa, sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…

– Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.

Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ

Trong mục này sẽ trình bày các vấn đề chung cần lưu ý khi cập nhật các chứng từ.

Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán

– Trong Maxv Pro chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.

– Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích thêm.

Về việc tự động đánh số chứng từ trong MvAccPro15.0

Maxv Pro cho phép tuỳ chọn đánh số chứng từ tự động theo 2 cách.

Cách 1: số chứng từ tự động tăng theo mã chứng từ (mỗi mã chứng từ tương ứng với một màn hình ).

– Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng một số mong muốn, khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.

– Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng mới, quý mới hoặc năm mới ta chỉ việc sửa lại số của chứng từ đầu tiên của tháng/quý/năm mới bắt đầu từ 1 và các số của các chứng từ tiếp theo sẽ do chương trình tự động tăng dần lên bằng 2, 3, 4…

– Trong trường hợp một loại chứng từ được nhập ở nhiều màn hình khách nhau, ví dụ như phiếu nhập kho được cập nhật ở các màn phiếu nhập mua nội địa, nhập khẩu, nhập hàng bán bị trả lại, nhập nội bộ thì trong danh mục chứng từ ta chỉ việc khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ và chương trình sẽ hiểu để đánh số cho các loại chứng từ này cùng một hệ thống đánh số.

Cách 2: số chứng tự tự động tăng theo mã quyển chứng từ.

– Danh mục quyển chứng từ do người dùng tự định nghĩa. Mỗi mã quyển chứng từ có thể gắn với nhiều mã chứng từ khác nhau

– Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động hiện mã quyển chứng từ hiện hành đang sử dụng lên và tự động tạo số chứng từ mới theo mã quyển bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn, khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.

– Quyển chứng từ nào hết sử dụng thì khai báo lại “Trạng thái” = “0 – Đóng” trong danh mục quyển chứng từ. Các mã quyển này sẽ không được hiện lên khi cập nhật thêm mới các chứng từ sau đó.

Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong Maxv Pro

Trong Maxv Pro khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với từng loại chứng từ trong cùng 1 năm. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập.