Trang chủ / Tài chính - Kế toán / Thủ tục Đăng ký giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc

Thủ tục Đăng ký giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc

Thủ tục Đăng ký giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc như thế nào? Mời bạn đọc tham khảo.

– Những người được đăng ký người phụ thuộc gồm những ai?

– Nếu được thì thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc như thế nào?

* Lưu ý: NNT được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu NNT đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

NỘI DUNG BÀI VIẾT

I. Hướng dẫn trình tự đăng ký giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài Chính như sau:

Bước 1: Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

>> Xem thêm: Xác định lỗ và chuyển lỗ khi tính thuế TN doanh nghiệp

1. Đăng ký Người phụ thuộc lần đầu

a. Nếu là cá nhân tự đăng ký với Cơ quan thuế

– Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

– Bản sao CMTND hoặc Thẻ căn cước, hoặc Giấy khai sinh, hộ chiếu còn hiệu lực (Không cần chứng thực).

– Ngoài ra cần có hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, theo từng trường hợp cụ thể như bên dưới.

* Nơi nộp hồ sơ:

– Chi cục thuế nơi Cá nhân nộp hồ sơ khai thuế trong năm nơi cá nhân cư trú.

– Nếu cá nhân đang tính giảm trừ bản thân tại Doanh nghiệp nào thì nộp cho Chi cục thuế quản lý Doanh nghiệp đó.

– Nếu cá nhân thay đổi nơi làm việc thì nộp cho Chi cục thuế quản lý Doanh nghiệp cuối cùng làm việc.

b. Nếu Doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc cho cán bộ, công nhân viên

Nếu là kế toán Doanh nghiệp muốn đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên của Doanh nghiệp thì làm theo hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh năm 2018.

* Nếu là Doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc cho Nhân viên:

Bước 1: Cá nhân nộp các mẫu sau cho Doanh nghiệp

– Văn bản ủy quyền đăng ký người phụ thuộc.

– Giấy tờ của người phụ thuộc (Bản sao không yêu cầu chứng thực: Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực cho Doanh nghiệp).

– Hồ sơ chứng minh người phu thuộc thì làm theo như Mục II bên dưới.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp Mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Mẫu 02TH) qua mạng

– Trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho ít người: Các bạn có thể khai trực tiếp trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/

– Trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho nhiều người: Có thể Tải bảng kê Excel vào phần mềm HTKK, rồi kết xuất XML để nộp qua https://thuedientu.gdt.gov.vn/

2. Đăng ký khi có thay đổi về người phụ thuộc

– Khi có thay đổi (Tăng hoặc giảm) về người phụ thuộc (NPT)

=> NNT, Doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung và đăng ký với cơ quan thuế (CQT).

– Trên bảng tổng hợp người đăng ký phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

=> Nhập vào “Phần II. Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc” (Vì người con đã có MST người phụ thuộc, nên phải nhập vào Phần II

=> “Trên cột “Thời gian tính giảm trừ” – “Từ tháng thì ghi: 1/2020 – “Đến tháng” để trống).

* Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc:

“Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.” (Theo Khoản 5 Điều 6 Thông tư 95/2016/TT- BTC).

Ví dụ: DN dự định nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2018 vào ngày 30/3/2019

=> Như vậy hạn nộp hồ sơ đăng ký MST cho người phụ thuộc chậm nhất là ngày 30/3/2019.

“Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác hướng dẫn tại Tiết d.4, Điểm d, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài Chính (Như: Anh ruột, chị ruột, em ruột, Ông nội, bà nội; Ông ngoại, bà ngoại; Cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, Cháu ruột…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì KHÔNG được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.” (Theo Công văn 801/TCT- TNCN và Thông tư 111/2013/TT-BTC).

– Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nhưng tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/06/2016 của Bộ Tài Chính khai “Thời điểm tính giảm trừ” đúng với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thì khi quyết toán thuế TNCN được tính lại theo thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi.

– Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài Chính khai “Thời điểm tính giảm trừ” sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu cá nhân thuộc diện phải quyết toán thuế thì khi quyết toán thuế để được tính lại theo thực tế phát sinh, cá nhân đăng ký lại tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC và gửi kèm theo hồ sơ.

– Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ gia cảnh cho NPT kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện ủy quyền quyết toán thuế và đã khai đầy đủ thông tin NPT gửi cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức trả thu nhập kê khai vào mẫu phụ lục Bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC và tính giảm trừ người phụ thuộc cho người nộp thuế.

* Lưu ý: Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì NNT tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế (Theo Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC).

>> Xem thêm: 05 CÁCH HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU

II. Cách 1: Đăng ký Người phụ thuộc trực tuyến trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/

– Các bạn truy cập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn/ bằng Tài khoản Chữ ký số mà DN bạn đã đăng ký.

+ Chú ý: Phải đăng nhập bằng TK “MST-QL”

+ Ví dụ: 0106208569 => Thì phải gõ như sau: 0106208569-QL (Chữ QL viết hoa hay

viết thường đều được).

– Mật khẩu thì vẫn là mật khẩu đăng nhập bằng MST thường (Trường hợp đăng nhập bằng MST thường thì được, nhưng khi thêm chữ -QL thì không được => vào Google gõ “Cách lấy lại mật khầu trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/).

– Tiếp theo bấm vào “Đăng ký thuế” => “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT” => Chọn hồ sơ “20-ĐK-TH-TCT”.

– Tiếp theo khai trực tiếp trên Mẫu 20-ĐK-TH-TCT

* Cách kê khai trực tuyến trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/

– Nếu Đăng ký người phụ thuộc mới (Tức là đăng ký lần đầu, Người phụ thuộc chưa có MST) => Thì tích chọn “Đăng ký thuế”.

– Nếu thay đổi như: Báo tăng, giảm (Cắt) người phụ thuộc (Tức là Người phụ thuộc đã có MST) => Thì tích chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.

– Trường hợp đăng ký mới:

+ Nếu người phụ thuộc có CMND, CCCD, Hộ chiếu => Thì khai vào Mục I.

+ Nếu người phụ thuộc nhỏ tuổi, chỉ có Giấy khai sinh => Thì khai vào Mục II.

– Trường hợp thay đổi: Báo tăng, giảm (Cắt) người phụ thuộc:

+ Nếu người phụ thuộc có CMND, CCCD, Hộ chiếu => Thì khai vào Mục I.

+ Nếu người phụ thuộc nhỏ tuổi, chỉ có Giấy khai sinh => Thì khai vào Mục II.

Ví dụ 1:

– Nhân viên A muốn đăng ký người phụ thuộc là con (Còn nhỏ, chỉ có giấy khai sinh) và đăng ký mới (Chưa có MST người phụ thuộc) => Thì tích chọn “Đăng ký thuế” => Và khai vào Mục II.

– Nhân viên B muốn đăng ký người phụ thuộc là con (Còn nhỏ, chỉ có giấy khai sinh) và đăng ký cắt giảm (Tức là đã có MST người phụ thuộc) => Thì tích chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” => Và khai vào Mục II.

Ví dụ 2: Đăng ký người phụ thuộc mới

– Nhân viên Nguyễn Văn C đăng ký người phụ thuộc cho con là Nguyên Văn D từ tháng 3/2020 (Con Nguyễn Văn D chưa có MST người phụ thuộc, chỉ có Giấy khai sinh và chưa được ai đăng ký giảm trừ) => Trường hợp này thì nhập vào Mục II => Cột “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (Tháng/năm)” ghi: 3/2020 => “Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (Tháng/năm)” ghi: Nếu chưa xác định được muốn giảm trừ đến khi nào thì “Để trống” – (Nếu xác định là đăng ký giảm trừ gia cảnh đến thời điểm nào thì ghi rõ tháng/năm vào đây).

+ Trường hợp 1: Nếu ghi bên đó là: “Để trống” – Tức là giảm trừ vô thời hạn, không biết đến lúc nào => Thì yêu cầu bên Công ty của mẹ phải đăng ký báo giảm người phụ thuộc, cụ thể như sau:

Bước 1: Nhập thông tin của người mẹ và con Nguyễn văn D vào Mục II (Vì chỉ có Giấy khai sinh) => Cột “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (Tháng/năm) ghi: 2/2018 (Vì trước đây

họ ghi giảm trừ từ tháng 2/2018)” => Cột “Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (Tháng/năm)” ghi: 12/2019 (Vì người bố muốn giảm trừ từ tháng 1/2020, nên phải ghi là tháng 12).

Bước 2: Sau khi bên Công ty của Mẹ báo giảm thành công => Bên Công ty của bố khai như

sau: Nhập thông tin của người bố và con Nguyễn văn D vào Mục II

=> Cột “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (Tháng/năm)” ghi: 1/2020

=> Cột “Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (Tháng/năm)” ghi: (Nếu chưa xác định được thời hạn thì Để trống. Nếu muốn đăng ký giảm trừ đến khi nào thì ghi cụ thể; Ví dụ: Muốn đăng ký giảm trừ đến tháng 12/2020, thì ghi vào đây là: 12/2020).

+ Trường hợp 2: Nếu bên đó ghi là: “12/2019” => Tức là đăng ký giảm trừ đến 12/2019

=> Thì bên Công ty của mẹ không cần làm gì nữa. Công ty của bố sẽ khai như sau: Nhập thông tin của người bố và con Nguyễn văn D vào Mục II => Cột “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)” ghi: 1/2020

=> Cột “Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (Tháng/năm)” ghi: (Nếu chưa xác định được thời hạn thì Để trống. Nếu muốn đăng ký giảm trừ đến khi nào thì ghi cụ thể; Ví dụ: muốn đăng ký giảm trừ đến tháng 12/2020, thì ghi vào đây là: 12/2020).

Ví dụ 3: Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc

– Nhân viên D trước làm ở Công ty A và có đăng ký người phụ thuộc là con ở đó => Bây giờ chuyển sang Công ty B làm và muốn chuyển người phụ thuộc là con sang Công ty B

=> Trường hợp này cũng xử lý như Ví dụ 3 nêu trên (Tức là phải kiểm tra xem Công ty A khi đăng ký khai như thế nào, sau đó bên Công ty B mới đăng ký được).

– Và Công ty B cũng phải yêu cầu nhân viên D chuẩn bị 1 bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (Như bên Công ty A).

* Chú ý:

– Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế theo Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC

=> Nên muốn chuyển thì nên chuyển vào cuối năm (Tròn năm Dương lịch).

Ví dụ: Người mẹ muốn chuyển người phụ thuộc là con cho người Cha

=> Thì nên chuyển vào cuối năm dương lịch (Cụ thể Công ty của Mẹ báo giảm tháng 12 => Công ty của Bố báo tăng từ tháng 1).

– Nếu mà chuyển trong năm:

Ví dụ: Bên Côg ty của mẹ báo giảm từ tháng 5 => Công ty của bố báo tăng từ tháng 6

=> Thì được giảm trừ cho 1 người. Giảm trừ cho bố hoặc mẹ, chứ không giảm cho mẹ 5 tháng, bố 7 tháng).

* Lưu ý:

– Trường hợp thông tin NPT chỉ có năm sinh nhưng không có ngày, tháng thì lấy ngày 01 tháng 01 nhập vào chỉ tiêu “Ngày sinh người phụ thuộc” (01/01/năm sinh)

– Trường hợp NPT là trẻ em mới sinh (Trên giấy khai sinh không có “Quyển số”) => Nên sẽ ghi dấu “X” vào CỘT “Quyển số”.

– Cuối cùng: Sau khi khai xong các thông tin => Bấm “Hoàn thành kê khai” => “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

=> Như vậy đã nộp xong hồ sơ đăng ký người phụ thuộc => Tiếp theo đợi kết quả trả về xem thế nào.

* Kết quả:

– Sau khi nộp thành công hồ sơ đăng ký người phụ thuộc => Bấm vào “Tra cứu hồ sơ” để kiểm tra xem đã nộp thành công hay chưa? Kết quả như thế nào?

– Nếu khai đúng, đủ hồ sơ Kết quả trả về sẽ rất nhanh (Vài phút – Đến vài tiếng)

>> Xem thêm: Nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp dược phẩm cần biết

III. Cách 2: Làm mẫu 02TH trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng

* Đăng nhập vào phần mềm HTKK => “Kê khai” => “Thuế thu nhập cá nhân” => “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”.

* Tiếp theo chọn: “Năm” => “Lần đăng ký” => “Đồng ý” – Tiếp đó các bạn điền các thông tin vào: 28/9/2020

– Cách kê khai trên Mẫu 02TH => Khai như hướng dẫn trên Cách 1

– Sau khi đã nhập xong thông tin => Ấn “Kiểm tra” => “Kết xuất XML” => Để nộp qua mạng.

– Ngoài ra: DN cũng nên kết xuất dạng Excel để lưu tại DN.

* Trường hợp đăng ký cho nhiều người phụ thuộc, các bạn có thể tải File Excel vào phần mềm HTKK nhé.

* Cách nộp Mẫu 02TH qua mạng: Nộp qua trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/

– Nếu DN đã đăng ký Mẫu 02TH trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/ (Tức là đã nộp Mẫu 02T) => Thì không phải đăng ký nữa => Chỉ cần nộp Tờ khai 02TH (Bỏ qua bước này => Thực hiện bước “Nộp Tờ khai” bên dưới). Để biết DN mình đã đăng ký hay chưa: Bấm vào “Khai thuế” => “Đăng ký tờ khai” => Sẽ hiển thị hết tất cả các Loại Tờ khai mà DN đã đăng ký.

– Nếu DN chưa đăng ký Mẫu 02TH trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/ (Tức là đây là lần đầu Đăng ký người phụ thuộc trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/) => Thì phải đăng ký Mẫu 02TH trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/, trình tự như sau:

+ Bước 1: Đăng ký Mẫu 02TH trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/:

++ Bạn đăng nhập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn/ bằng Tài khoản Chữ ký số mà DN bạn đã đăng ký (Chú ý: Phải đăng nhập bằng TK “MST-QL”)

++ Tiếp theo vào “Khai thuế” => “Đăng ký tờ khai” => “Đăng ký thêm tờ khai” => Tìm đến phần Thuế thu nhập cá nhân => Tích chọn “02TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” => Sau khi đăng ký xong Mẫu 02TH => Thì các bạn mới có thể nộp Mẫu 02TH trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/

+ Bước 2: Cách nộp Mẫu 02TH trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/: Vào mục “Khai thuế” => “Nộp tờ khai XML” => “Chọn tệp tờ khai” (Chọn nơi lưu File XML (File Mẫu 02TH vừa kết xuất ở Bước 2 nêu trên)) => “Ký điện tử” => “Nộp tờ khai”. Sau khi nộp xong => Tra cứu để xem kết quả (Bấm vào “Tra cứu”) => “Thông báo khai thuế” => “Tra cứu” => Sẽ hiển thị kết quả nộp hồ sơ.

>> Xem thêm: 22 Sai sót Liên quan đến Tài sản Cố định các TK 211,213…