Những sai sót thường gặp khi lập tờ khai thuế và cách hạn chế


Thế Thuận

16/09

👁️Đã xem:543

Lập tờ khai thuế là một trong những nghiệp vụ quan trọng và đòi hỏi độ chính xác cao nhất của người làm kế toán. Tuy nhiên, với khối lượng chứng từ khổng lồ phát sinh mỗi kỳ, việc nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi. Những sai sót này không chỉ khiến kế toán mất thời gian làm tờ khai bổ sung mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt nặng. Bài viết này sẽ tổng hợp những sai sót thường gặp khi lập tờ khai thuế và hướng dẫn bạn cách áp dụng công nghệ để hạn chế triệt để các rủi ro này.

1. 5 sai sót “kinh điển” kế toán thường mắc phải khi lập tờ khai thuế

Trong quá trình tổng hợp số liệu và lên tờ khai, đặc biệt là tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT), kế toán thường vướng phải những lỗi phổ biến sau:

1.1. Kê khai thiếu hoặc trùng lặp hóa đơn

Đây là lỗi thường xuyên xảy ra khi doanh nghiệp quản lý hóa đơn thủ công. Do nhận hóa đơn từ nhiều nguồn (Zalo, Email, bản giấy…), kế toán rất dễ tải sót file, dẫn đến việc kê khai thiếu hóa đơn đầu vào (làm giảm số thuế được khấu trừ) hoặc thiếu hóa đơn đầu ra (bị phạt vì hành vi trốn thuế). Đôi khi, một hóa đơn lại bị nhập liệu hai lần vào bảng kê, làm sai lệch toàn bộ báo cáo.

1.2. Sai sót số liệu do nhập liệu thủ công

Khi phải gõ lại hàng trăm dãy mã số thuế, số tiền trước thuế, và tiền thuế GTGT từ file PDF lên phần mềm kế toán, việc gõ nhầm một con số, sai dấu phẩy thập phân hay sai ngày tháng là rất dễ xảy ra. Chỉ một lỗi nhỏ cũng khiến bảng kê hóa đơn và tờ khai thuế không khớp nhau.

1.3. Đưa hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn vào tờ khai

Nhiều kế toán có thói quen nhận được hóa đơn là hạch toán ngay mà không tra cứu tính hợp lệ trên hệ thống Tổng cục Thuế (TCT). Việc vô tình kê khai hóa đơn của các doanh nghiệp đang bị đóng mã số thuế hoặc doanh nghiệp “bỏ trốn” sẽ khiến chi phí đó bị bóc tách khi quyết toán, đồng thời doanh nghiệp bị phạt nặng.

1.4. Bỏ quên các hóa đơn bị Hủy, Điều chỉnh hoặc Thay thế

Sau khi xuất hóa đơn, hai bên phát hiện sai sót và tiến hành Hủy hoặc xuất hóa đơn Thay thế/Điều chỉnh. Tuy nhiên, kế toán không cập nhật kịp thời trạng thái này mà vẫn lấy tờ hóa đơn gốc (đã bị Hủy) để kê khai. Đây là một sai lầm cực kỳ nghiêm trọng về mặt dữ liệu.

1.5. Nộp chậm tờ khai do trục trặc kỹ thuật phút chót

Nhiều kế toán đợi đến ngày cuối cùng mới chốt số liệu và nộp tờ khai. Tuy nhiên, lúc này mới phát hiện chữ ký số (Token) hết hạn, hoặc hệ thống Thuedientu bị quá tải không thể đăng nhập, dẫn đến việc nộp tờ khai quá hạn và bị tính tiền phạt chậm nộp.

2. Hậu quả của việc kê khai thuế sai sót

Việc để xảy ra những sai sót trên sẽ mang lại nhiều hệ lụy phiền toái:

Phạt vi phạm hành chính: Mức phạt cho hành vi khai sai, khai thiếu thuế, hoặc nộp chậm tờ khai hiện nay rất cao.
Tốn thời gian khắc phục: Kế toán phải hì hục tìm lỗi sai, làm biên bản giải trình và lập tờ khai bổ sung (KHBS) rất phức tạp.
Ảnh hưởng uy tín: Hồ sơ thuế của doanh nghiệp sẽ bị đánh giá thấp, dễ bị đưa vào danh sách thanh tra, kiểm tra thường xuyên.

>> Xem thêm: Phần mềm Kế toán Online Maxv Accounting dễ sử dụng

3. Cách hạn chế sai sót triệt để với phần mềm lấy hóa đơn Maxv

Để chấm dứt chuỗi ngày lo lắng vì sai sót khi làm báo cáo thuế, cách tốt nhất là loại bỏ yếu tố “thủ công” ra khỏi quy trình. Phần mềm lấy hóa đơn điện tử TCT Maxv ra đời giúp kế toán chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu ngay từ đầu vào:

Tải dữ liệu tự động, cam kết không bỏ sót: Kết nối trực tiếp với cổng thông tin của TCT, Maxv lấy về 100% hóa đơn mua vào, bán ra theo đúng thời gian thực. Kế toán không còn sợ bỏ sót hay trùng lặp bất kỳ chứng từ nào.
Trích xuất Excel chuẩn xác tuyệt đối: Tạm biệt việc gõ tay nhập liệu! Maxv tự động xuất bảng kê hóa đơn chi tiết ra file Excel. Dữ liệu chuẩn xác từng con số, giúp bạn dễ dàng đưa lên phần mềm HTKK mà không sợ sai lệch.
Kiểm soát trạng thái thông minh: Phần mềm liên tục cập nhật và cảnh báo các hóa đơn bị Hủy, Thay thế, Điều chỉnh. Bạn sẽ dễ dàng nhận diện và loại bỏ chúng khỏi tờ khai kịp thời.
An toàn, nhanh chóng và Miễn phí: Thay vì tra cứu từng trang web, mất hàng giờ đồng hồ, Maxv giúp bạn rà soát hàng ngàn hóa đơn chỉ bằng vài cú click chuột. Đặc biệt, Maxv đang cung cấp giải pháp mạnh mẽ này hoàn toàn MIỄN PHÍ cho cộng đồng doanh nghiệp.