Để thuận lợi cho việc kiểm tra & tìm kiếm chứng từ kế toán nên ghép chứng từ kế toán khoa học, dễ kiểm soát, dễ tìm kiếm, ngăn lắp, gọn gàng, đẹp.

1. Dụng cụ để kẹp chứng từ kế toán

1.1 Các loại kẹp chứng từ to nhỏ khác nhau

Các loại kẹp chứng từ to nhỏ khác nhau
Các loại kẹp chứng từ to nhỏ khác nhau

Tùy theo độ dầy mỏng của chứng từ, sử dụng từng loại kẹp cho phù hợp, không nên sử dụng kẹp to vào tập chứng từ nhỏ (rất dễ tuột & sộc sệch), ngược lại đừng dùng kẹp nhỏ vào tập chứng từ to (rất dễ hỏng kẹp, bị doãng kẹp không sử dụng được lâu)

>> Xem thêm: BỘ CHỨNG TỪ THUÊ XE Ô TÔ CỦA CÁ NHÂN (GIÁM ĐỐC – CÁN BỘ CAO CẤP)

1.2 Dụng cụ để đóng chứng từ

– Chứng từ kế toán rất hay dùng vào nhiều việc, lấy ra, ghép vào là chuyện đương nhiên vì vậy không nên đóng chết chứng từ, hoặc đóng đục lỗ buộc dây rất bất tiện cho việc lấy chứng từ ra khỏi quyển. Nên đóng đục lỗ & dùng nẹp lá lúa bằng inoc hoặc bằng nhựa

– Nẹp lá lúa bằng inoc có tác dụng giữ chặt hơn nẹp nhựa nhưng rất dễ đứt tay, nên dán thêm 1 lớp băng dính trắng ở sau nẹp.

– Đục lỗ có nhiều loại & nhiều kích cỡ khác nhau, nếu có điều kiện Cty nên đầu tư 3 loại đục lỗ to, trung, nhỏ

2. Cách ghép chứng từ:

– Để tiện lợi cho việc kiểm tra nên ghép chứng từ phân loại thành 3 mảng:

2.1 Chứng từ đầu ra bao gồm các loại sau:

– Phiếu thu

– Hóa đơn đầu ra (liên thứ 3 màu xanh)

– Phiếu xuất kho kiêm phiếu xuất kho

– Hóa đơn dịch vụ

– Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra

– Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất

Cách ghép như sau:

– Ưu tiên theo thứ tự ngày tháng hóa đơn đầu ra, số thứ tự trên phiếu

– Ghép theo thứ tự như sau: 1. phiếu thu (trường hợp thu bằng tiền mặt dưới 20tr), 2 hóa xanh, 3 phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn dịch vụ, 4 phiếu kế toán (nếu có), ctu liên quan khác kèm theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ Ctu đầy đủ – Nếu hóa đơn đầu ra trên 20tr thường sẽ không có phiếu thu.

– Phiếu thu tiền NH về quỹ, thu tiền hoàn tạm ứng, thu tiền vay vốn KD . . . (Kèm theo ctu liên quan nếu có)

– Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất.

>> Xem thêm: Chi tiết hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ. Kế toán cần nắm

2.2 Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau:

Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau:
Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau:

– Phiếu chi

– Phiếu nhập kho (phập mua)

– Phiếu kế toán

– Phiếu nhập kho thành phẩm từ SX

Cách ghép như sau:

– Ưu tiên theo thứ tự ngày tháng hóa đơn đầu vào, số thứ tự trên phiếu

– Ghép theo thứ tự như sau: 1. phiếu chi (trường hợp chi bằng tiền mặt dưới 20tr), 2 hóa đỏ, 3 phiếu nhập kho (mua), 4 phiếu kế toán (nếu có), ctu liên quan khác kem theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ Ctu đầy đủ – Nếu hóa đơn đầu ra trên 20tr thường sẽ không có phiếu chi.

– Phiếu chi tiền nộp vào NH, chi tiền tạm ứng, chi tiền vay, chi tiền lương . . . (Kèm theo chứng từ liên quan nếu có)

– Phiếu nhập kho từ sản xuất

>> Xem thêm: Kinh nghiệm bàn giao chứng từ giữa kế toán cũ và kế toán mới

2.3 Chứng từ ngân hàng

– Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, phiếu báo nợ báo có, sổ phụ

– Xếp riêng từng ngân hàng

(Không cần in chứng từ Báo nợ, báo có ở PMKT)

3. Cách đóng chứng từ

– Để quyển chứng từ vuông thành sắc cạnh, không bị thò thụt, bung chứng từ ra khỏi quyển, cần ghép cẩn thận, ngay ngắn, tỷ mỉ, không nên cẩu thả, qua loa.

Cách đóng chứng từ
Cách đóng chứng từ

– Đục lỗ rất khoát, ngọt, sắc nét 1 phát ăn ngay, đừng ngập ngừng, gay giấy nham nhở, rất xấu

– Đóng từng quyển theo tháng hoặc theo quý,

– Không nên đóng quyển quá mỏng, tốn bìa của ÔNG CHỦ, có thể đóng gộp. Nếu quyển quá dầy có thể đóng thành nhiều quyển, lưu ý đánh số thứ tự của quyển để dễ quản lý (VD Quyển 01/03 tức là quyển số 1 trên 3 quyển trong 1 tháng)

>> Xem thêm: ĐẦY ĐỦ BỘ CHỨNG TỪ MÀ KẾ TOÁN ÁP DỤNG DOANH NGHIỆP 2022

4. Các loại sổ kế toán cần thiết

– Sổ chi tiết tài khoản (Tất cả các tài khoản phát sinh trong kỳ báo cáo thì in sổ)

– Sổ tổng hợp công nợ

– Sổ chi tiết công nợ

– Sổ tổng hợp vật tư hàng hoá

– Sổ chi tiết vật tư hàng hoá

– Bảng thanh toán lương + Bảng chấp công + tổng hợp lương của toàn thể CBCNV + Hợp đồng LD có kèm theo CMT

– Tờ khai thuế GTGT có kèm theo bảng kê chi tiết đầu ra, đầu vào

– Quyển Báo cáo tài chính.

LƯU Ý: CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN ĐỀU LƯU TRỮ FILE MỀM để khi quyết toán thuế được nhanh nhất.

Các loại sổ kế toán cần thiết
Các loại sổ kế toán cần thiết

5. Bìa chứng từ đơn giản, đủ nội dụng:

– Tên đơn vị chủ quản: VD Sở KH & ĐT TP Hải Phòng

– Tên Cty:

– Mã số thuế

– Tên quyển chứng từ:

+ Chứng từ kế toán đầu ra

+ Chứng từ kế toán đầu vào

+ Chứng từ ngân hàng

+ Chứng từ kế toán (Nếu Cty mili ít chứng từ quá có thể gộp 3 quyển thành 1 quyển)

+ Tên các sổ kế toán ở mục 4.

– Tên thời gian: VD Tháng 01/2017; Quý 01/2017, Năm 2017 . . .

– Tên địa danh: Hải Phòng, năm 2017; Hà Nội, năm 2017 . . .

PS: Viết thì dài dòng & đọc thì khó hiều, nếu có thời gian bạn hãy đến với Tân Kế Toán để trải nghiệm trực tế làm rất dễ như dạo chơi vậy thôi.

>> Xem thêm: Công việc Kế toán làm hàng ngày, tháng, quý, năm là gì?

— Sưu tầm —

 

Banner Dùng thử phần mềm kế toán maxv miễn phí

THAM KHẢO SẢN PHẨM PHẦN MỀM CÔNG TY MAXV

Phần Mềm Kế toán

Liên hệ Nhận tư vấn Phần Mềm Bán Hàng
+ Maxv Pro Vĩnh viễn (Offline)

+ Maxv Online (Cho thuê)

+ Maxv Pharmacy (Dược phẩm)

+ Đăng ký: Nhấn tại đây

+ Hotline: 0382 325 225

+ Facebook: Trang chủ

 

+ Shop Maxv Pharmacy (Dược)

+ Shop Maxv VLXD (Vật liệu XD)

+ Mail: Softmaxv@ gmail.com