Trong bài viết là Thủ tục chi phí Thuê ô tô của cá nhân vào chi phí DN. Mời bạn đọc tham khảo
1. Hồ sơ cần có khi thuê xe của cá nhân
Bộ hồ sơ các Doanh nghiệp (DN) cần lưu để chứng minh chi phí thuê xe cá nhân của DN là hợp lệ, bao gồm:
– Hợp đồng thuê xe giữa DN với cá nhân.
– Bản sao chứng thực các giấy tờ xe gồm: Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe, giấy tờ tùy thân của cá nhân chủ sở hữu xe như thẻ CCCD hoặc hộ chiếu.
– Chứng từ thanh toán tiền thuê xe cho cá nhân.
– Giấy tờ kê khai, nộp thuế nếu giá trị hợp đồng thuê xe trên 100.000.000 đồng/năm.
2. DN đi thuê xe cá nhân thì cá nhân có cần xuất hóa đơn cho DN không? Và mức thuế phải nộp?
2.1. Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
– Căn cứ Khoản 1, Điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn”.
– Căn cứ Khoản 25, Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Đối tượng không chịu thuế GTGT:
“Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống”
Kết luận:
– Dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm là đối tượng không chịu thuế.
– Chủ sở hữu xe, tức cá nhân cho thuê xe không kinh doanh nhưng cho DN thuê xe (Cung cấp dịch vụ không chịu thuế GTGT) thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn.
=> Do vậy, cá nhân thuộc trường hợp này sẽ không cần xuất hóa đơn cho DN đi thuê xe.
2.2. Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên
– Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định rõ ràng về trường hợp được cấp hóa đơn do Cục Thuế đặt in:
“Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng”.
– Tại phụ lục bảng danh mục bảng ngành nghề tính thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu của Thông tư 219/2013/TT-BTC:
“2) Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ 5%
……………………..
– Dịch vụ cho thuê nhà, đất, cửa hàng, nhà xưởng, cho thuê tài sản và đồ dùng cá nhân khác;”
=> Căn cứ các quy định trên, dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên là dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT là 5% và cơ quan thuế cần cấp hóa đơn cho những cá nhân thuộc trường hợp này để giao cho DN khi DN đi thuê xe.
>> Xem thêm: Mua Ô tô cá nhân không có HĐ – Công ty có được trích khấu hao không?
3. Hạch toán chi phí thuê xe của cá nhân
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng xe ô tô khi đi thuê => Sẽ hạch toán chi phí thuê xe vào các tài khoản kế toán phù hợp; Sau đây là 1 số cách hạch toán chi phí thuê xe của cá nhân:
– Trường hợp 1: Nếu thuê xe của cá nhân và sử dụng cho bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641
Có TK 111, 112, 131
– Trường hợp 2: Nếu thuê xe cho bộ phận quản lý sử dụng, ghi:
Nợ TK 642
Có TK 111, 112, 131
– Trương hợp 3: Nếu mục đích thuê xe dùng để chở nguyên vật liệu sản xuất (DNsản xuất) hoặc dùng để chở vật tư, máy móc xây dựng (DN xây dựng), ghi:
Nợ TK 627
Có TK 111, 112, 131
Nếu DN trả tiền thuê xe 1 lần nhiều tháng, ghi:
Nợ TK 242
Có TK 111, 112, 131
4. Một số lưu ý khi lập hợp đồng cá nhân cho DN thuê xe
– Ngoài các thông tin cụ thể về xe ô tô của cá nhân như: Loại, đời xe, biển kiểm soát, tình trạng xe,… => Để chi phí thuê xe của cá nhân được tính vào chi phí DN.
– Hợp đồng thuê xe nên có những thông tin sau đây:
+ Hợp đồng phải thể hiện rõ tiền thuê xe, tiền thuê đã có thuế hay chưa? Và thuế GTGT, thu nhập cá nhân phát sinh từ việc DN thuê xe của cá nhân là bên nào chịu? (DN chịu hay cá nhân cho thuê xe chịu).
– Hợp đồng thuê xe phải thể hiện rõ chi phí bảo dưỡng, bảo trì trong thời gian thuê xe là do bên nào chịu?
– Hợp đồng phải ghi rõ số ngày mà cá nhân cho thuê được nhận lại xe trong 1 tháng? Số km khống chế trong 1 tháng (nếu có)
>> Xem thêm: Mua xe ô tô cũ đã qua sử dụng cá nhân phải xuất HĐ không?
