Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn và không gian lưu trữ vật lý. Tuy nhiên, nếu không biết cách sắp xếp dữ liệu số, kế toán sẽ rất dễ rơi vào tình trạng “chết chìm” trong hàng ngàn file máy tính, dẫn đến khó khăn khi tìm kiếm và rủi ro mất mát dữ liệu khi quyết toán thuế. Vậy đâu là cách lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn quy trình chuẩn hóa và giới thiệu giải pháp tự động hóa giúp việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
1. Tại sao doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học?
Theo Luật Kế toán, hóa đơn điện tử (cũng giống như hóa đơn giấy) phải được lưu trữ an toàn, bảo mật và toàn vẹn trong thời hạn 10 năm. Việc lưu trữ khoa học không chỉ để đối phó với các quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích sát sườn cho doanh nghiệp:
-
Trích xuất nhanh chóng: Dễ dàng tìm lại đúng tờ hóa đơn cần thiết chỉ trong vài giây khi cơ quan Thuế yêu cầu giải trình hoặc thanh tra.
-
Tránh rủi ro pháp lý: Đảm bảo lưu đủ các định dạng gốc có giá trị pháp lý, tránh bị phạt vi phạm hành chính hoặc bị loại chi phí hợp lý.
-
Nâng cao hiệu suất: Kế toán không phải tốn hàng giờ đồng hồ lật tung các ổ đĩa máy tính, Zalo, Email để tìm một chứng từ cũ.
2. Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, chuẩn nguyên tắc
Để quản lý hóa đơn hiệu quả, kế toán cần xây dựng một quy trình lưu trữ có hệ thống ngay từ đầu theo các bước sau:
2.1. Lưu trữ đầy đủ cả file XML và PDF
Rất nhiều kế toán mắc sai lầm chỉ lưu bản thể hiện (PDF) để xem cho tiện. Tuy nhiên, file XML mới là file chứa dữ liệu gốc có giá trị pháp lý. Một bộ lưu trữ hóa đơn chuẩn bắt buộc phải có song song cả 2 định dạng này.
2.2. Xây dựng cây thư mục lưu trữ logic
Đừng lưu tất cả hóa đơn vào chung một thư mục. Hãy chia nhỏ và sắp xếp chúng theo cấu trúc hình cây để dễ tra cứu. Bạn có thể tham khảo cấu trúc sau:
-
Thư mục Cấp 1: Năm tài chính (VD: Hóa đơn 2023, Hóa đơn 2024…)
-
Thư mục Cấp 2: Hóa đơn Đầu ra / Hóa đơn Đầu vào.
-
Thư mục Cấp 3: Phân loại theo Tháng hoặc Quý (VD: Tháng 01, Tháng 02…).
-
Thư mục Cấp 4 (Tùy chọn): Với những doanh nghiệp lớn, có thể chia tiếp theo Tên nhà cung cấp hoặc Khách hàng lớn.
2.3. Quy tắc đặt tên file đồng nhất
Nếu tải hóa đơn thủ công, tên file thường là một dãy ký tự ngẫu nhiên hoặc mã tra cứu. Hãy đổi tên file theo một cấu trúc thống nhất, ví dụ: [Ngày tháng] – [Tên công ty] – [Số hóa đơn] – [Nội dung ngắn gọn]. Việc này giúp bạn có thể dùng thanh công cụ “Search” của Windows để tìm file ngay lập tức.
2.4. Lập bảng kê Excel theo dõi song song
Ngoài việc lưu file cứng, kế toán nên có một file Excel tổng hợp danh sách hóa đơn theo từng tháng. Bảng kê này ghi chú rõ trạng thái (Mới, Điều chỉnh, Thay thế, Hủy) và đường dẫn liên kết (hyperlink) tới thư mục lưu file để tiện quản lý đối chiếu.
2.5. Thực hiện nguyên tắc sao lưu (Backup) 3-2-1
Dữ liệu máy tính có thể bị mất do hỏng ổ cứng hoặc virus (Ransomware). Hãy áp dụng quy tắc: Có ít nhất 3 bản sao dữ liệu, lưu trên 2 định dạng lưu trữ khác nhau (ví dụ: ổ cứng máy tính và ổ cứng rời), và có ít nhất 1 bản lưu trữ trên đám mây (Cloud như Google Drive, OneDrive).
>> Xem thêm: Phần mềm Kế toán Online Maxv Accounting dễ sử dụng
3. Maxv – Giải pháp lưu trữ hóa đơn TCT tự động, an toàn
Nếu áp dụng quy trình thủ công như trên, kế toán sẽ mất rất nhiều thời gian để tải, đổi tên, tạo thư mục và nhập liệu Excel cho từng hóa đơn. Để tối ưu hóa nguồn lực, Phần mềm lấy hóa đơn điện tử từ TCT của Maxv ra đời, giúp doanh nghiệp tự động hóa 100% khâu tải và lưu trữ:
-
Tải hàng loạt chỉ với 1 click: Maxv kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, tự động tải về đầy đủ cả file PDF gốc và file định dạng XML hợp lệ.
-
Tự động sắp xếp khoa học: Phần mềm tự động quản lý và phân loại hóa đơn mua vào, bán ra theo thời gian, giúp bạn không cần hì hục tạo từng folder quản lý.
-
Xuất Excel chi tiết tự động: Thay vì phải tự lập bảng theo dõi, Maxv sẽ trích xuất toàn bộ dữ liệu hóa đơn thành một bảng tính Excel chi tiết, sẵn sàng cho việc hạch toán lên phần mềm kế toán.
-
Cập nhật tình trạng liên tục: Hệ thống tự động nhận diện hóa đơn bị Hủy, Điều chỉnh hay Thay thế từ cơ quan Thuế, đảm bảo kho lưu trữ của bạn luôn cập nhật số liệu chính xác nhất.
-
An toàn, Bảo mật & Miễn phí: Hệ thống đăng nhập bằng email bảo mật, không lưu mật khẩu TCT. Đặc biệt, Maxv đang cho phép doanh nghiệp trải nghiệm tiện ích tuyệt vời này hoàn toàn MIỄN PHÍ.
Đừng để việc lưu trữ thủ công làm giảm hiệu suất và gia tăng rủi ro cho doanh nghiệp. Hãy áp dụng công nghệ để quản lý chứng từ khoa học ngay từ hôm nay!
👉 Đăng ký Dùng thử Miễn phí Phần mềm Lấy hóa đơn Maxv ngay tại đây!
