7 Sai lầm thường gặp khi kế toán lưu trữ hóa đơn điện tử


Thế Thuận

14/09

👁️Đã xem:463

Từ khi hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc, nhiều người lầm tưởng rằng việc lưu trữ đã trở nên dễ dàng hơn vì không lo rách, hỏng hay cháy nổ như hóa đơn giấy. Tuy nhiên, thực tế quá trình quyết toán thuế đã chỉ ra rất nhiều doanh nghiệp bị phạt nặng do lưu trữ hóa đơn điện tử sai cách. Dưới đây là 7 sai lầm thường gặp khi kế toán lưu trữ hóa đơn điện tử và giải pháp giúp bạn bảo vệ dữ liệu an toàn, chuẩn xác nhất.

1. Chỉ lưu bản thể hiện (PDF) mà bỏ qua file dữ liệu gốc (XML)

Đây là sai lầm nghiêm trọng và phổ biến nhất. Rất nhiều kế toán có thói quen chỉ tải file PDF (bản thể hiện của hóa đơn) về để xem và in ra kẹp chứng từ. Tuy nhiên, theo quy định của Pháp luật, file định dạng XML mới là file hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý. Nếu khi cơ quan Thuế thanh tra, doanh nghiệp chỉ cung cấp được file PDF mà mất file XML thì hóa đơn đó bị coi là không hợp lệ, dẫn đến nguy cơ bị loại chi phí và phạt vi phạm.

2. Lưu trữ phân tán, thiếu tính hệ thống

Hóa đơn đầu vào thường được các nhà cung cấp gửi qua nhiều kênh khác nhau như Email, Zalo, Skype hoặc tải trực tiếp từ các cổng tra cứu. Việc tải về và vứt bừa bãi trong các thư mục “Download” hay ngoài màn hình Desktop khiến việc tìm kiếm lại một hóa đơn cũ trở thành “mò kim đáy biển”, đặc biệt là sau 2-3 năm khi cần quyết toán thuế.

3. Không kiểm tra tính hợp lệ trước khi lưu trữ

Nhiều kế toán cứ nhận được email chứa hóa đơn là tải về lưu ngay mà quên mất bước tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn đó trên hệ thống của Tổng cục Thuế (TCT). Việc lưu trữ và hạch toán một hóa đơn chưa được cấp mã hoặc của doanh nghiệp đang bị đóng mã số thuế mang lại rủi ro pháp lý rất lớn.

4. Quên cập nhật trạng thái hóa đơn (Hủy, Thay thế, Điều chỉnh)

Hóa đơn sau khi phát hành có thể bị sai sót và bên bán thực hiện Hủy, Xuất thay thế hoặc Điều chỉnh. Nếu kế toán chỉ lưu file hóa đơn ban đầu mà không thường xuyên tra cứu lại để cập nhật trạng thái mới nhất, số liệu lưu trữ nội bộ sẽ hoàn toàn sai lệch so với dữ liệu trên cơ quan Thuế.

5. Không thực hiện sao lưu (Backup) dữ liệu định kỳ

Lưu trữ toàn bộ hóa đơn trên một máy tính duy nhất là một “quả bom nổ chậm”. Ổ cứng hỏng hóc, máy tính nhiễm virus (đặc biệt là mã độc tống tiền ransomware) có thể quét sạch toàn bộ dữ liệu kế toán trong chớp mắt. Nếu không có bản sao lưu trên Cloud hoặc ổ cứng rời, doanh nghiệp sẽ không thể khôi phục lại chứng từ.

6. Lưu chung hóa đơn của nhiều công ty hoặc nhiều kỳ

Đối với các kế toán dịch vụ làm cho nhiều công ty cùng lúc, việc không phân loại rõ ràng (theo tên công ty, theo năm, theo tháng/quý) ngay từ đầu sẽ tạo ra một mớ bòng bong dữ liệu. Hậu quả là rất dễ nhầm lẫn hóa đơn của doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác khi lên tờ khai.

7. Tốn thời gian tải thủ công từng hóa đơn trên web TCT

Để khắc phục tình trạng thiếu sót, nhiều kế toán chọn cách lên hệ thống hóa đơn điện tử của TCT để tải lại chứng từ. Tuy nhiên, việc click tải từng file PDF, XML cho hàng trăm, hàng ngàn hóa đơn mỗi tháng là một công việc cực kỳ nhàm chán, tốn thời gian và làm giảm hiệu suất làm việc chuyên môn.

>> Xem thêm: Phần mềm Kế toán Online Maxv Accounting dễ sử dụng

Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, tự động 1 click với Maxv

Để loại bỏ hoàn toàn 7 sai lầm trên, việc ứng dụng các phần mềm tự động hóa là xu hướng tất yếu. Phần mềm lấy hóa đơn điện tử TCT Maxv chính là “chìa khóa” giúp kế toán quản lý hóa đơn nhàn tênh và an toàn tuyệt đối:

Tải đồng loạt File gốc và PDF: Maxv kết nối trực tiếp với hệ thống TCT, cho phép tải hàng loạt hóa đơn gốc và bản thể hiện PDF chỉ với 1 thao tác click chuột. Kế toán không còn nỗi lo thiếu file hợp lệ khi quyết toán.
Tự động cập nhật trạng thái: Phần mềm hiển thị rõ ràng và liên tục cập nhật trạng thái của từng hóa đơn (Mới, Hủy, Thay thế…), giúp kế toán loại bỏ ngay các chứng từ không còn giá trị.
Quản lý khoa học, xuất Excel chi tiết: Toàn bộ dữ liệu hóa đơn mua vào, bán ra được hệ thống hóa tự động. Bạn có thể xuất file Excel chi tiết để dễ dàng hạch toán lên các phần mềm kế toán khác mà không cần nhập liệu thủ công.
Bảo mật tuyệt đối: Maxv sử dụng cơ chế đăng nhập bằng email, không lưu mật khẩu TCT, đảm bảo an toàn tối đa cho dữ liệu doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí tối đa: Maxv hiện đang cung cấp giải pháp tiện ích này Hoàn toàn Miễn phí, giúp mọi doanh nghiệp đều có thể tiếp cận và tối ưu hóa bộ máy kế toán.