Kỳ kê khai thuế luôn là thời điểm bận rộn và nhiều áp lực nhất đối với bộ phận kế toán. Một sai sót nhỏ trong khâu tập hợp số liệu cũng có thể dẫn đến việc kê khai sai, kéo theo những khoản phạt vi phạm hành chính không đáng có cho doanh nghiệp. Vậy trước khi lập tờ khai thuế, kế toán cần kiểm tra những gì để đảm bảo số liệu chính xác tuyệt đối? Hãy cùng điểm qua danh sách các hạng mục bắt buộc phải rà soát và cách tối ưu hóa quy trình này trong bài viết dưới đây.
1. Rà soát và kiểm tra toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra
Đây là bước quan trọng nhất và cũng chiếm nhiều thời gian nhất. Số liệu trên tờ khai thuế GTGT được tổng hợp trực tiếp từ bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra trong kỳ. Kế toán cần kiểm tra kỹ:
1.1. Tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn
Kế toán phải đảm bảo tất cả hóa đơn đưa vào khấu trừ đều là hóa đơn hợp pháp, được xuất đúng quy định. Cần tra cứu xem hóa đơn đã được cơ quan Thuế cấp mã chưa (đối với hóa đơn có mã) hoặc đã được chuyển dữ liệu lên hệ thống của Tổng cục Thuế (TCT) chưa (đối với hóa đơn không mã).
1.2. Tình trạng của hóa đơn (Bị hủy, thay thế, điều chỉnh)
Rất nhiều trường hợp hóa đơn đã bị bên bán hủy hoặc xuất thay thế/điều chỉnh nhưng kế toán bên mua không cập nhật kịp thời, dẫn đến kê khai sai số thuế được khấu trừ. Việc đối chiếu trực tiếp tình trạng hóa đơn trên trang của TCT là bắt buộc để tránh rủi ro này.
2. Kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp đối tác
Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp “bỏ trốn” hay ngưng hoạt động là một rủi ro cực kỳ lớn, có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị loại chi phí hợp lý và phạt trốn thuế. Trước khi lên tờ khai, kế toán cần tra cứu mã số thuế của các nhà cung cấp phát sinh giao dịch trong kỳ để đảm bảo họ vẫn đang hoạt động bình thường tại thời điểm xuất hóa đơn.
3. Đối chiếu bảng kê hóa đơn với chứng từ thanh toán
Theo quy định, các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thường là ủy nhiệm chi qua ngân hàng) thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý. Kế toán cần rà soát lại sổ phụ ngân hàng để khớp nối với danh sách hóa đơn này.
4. Kiểm tra thời hạn chữ ký số (Token)
Một lỗi rất cơ bản nhưng nhiều kế toán hay mắc phải là để chữ ký số hết hạn đúng vào ngày cuối nộp tờ khai. Hãy kiểm tra lại thời hạn của chữ ký số đang sử dụng và gia hạn ngay nếu sắp hết hạn để quá trình nộp tờ khai lên hệ thống Thuedientu không bị gián đoạn.
>> Xem thêm: Phần mềm Kế toán Online Maxv Accounting dễ sử dụng
5. Giải pháp rà soát hóa đơn tự động, phục vụ kê khai thuế với Maxv
Có thể thấy, công đoạn tốn sức nhất trước khi lập tờ khai chính là việc đối chiếu, tải và kiểm tra hàng loạt hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Nếu làm thủ công, kế toán rất dễ đối mặt với tình trạng sót hóa đơn, quên cập nhật hóa đơn bị hủy/điều chỉnh.
Để giải quyết bài toán này, Phần mềm lấy hóa đơn điện tử TCT Maxv ra đời như một trợ thủ đắc lực, giúp kế toán chuẩn bị dữ liệu lập tờ khai chỉ trong vài phút:
-
Đồng bộ 100% dữ liệu từ TCT: Phần mềm tự động kết nối và tải toàn bộ danh sách hóa đơn mua vào, bán ra phát sinh trong kỳ trực tiếp từ cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế. Kế toán không lo kê khai thiếu hóa đơn.
-
Cập nhật chính xác tình trạng hóa đơn: Maxv hiển thị rõ ràng trạng thái của từng hóa đơn (Mới, Thay thế, Điều chỉnh, Hủy…), giúp kế toán loại bỏ ngay các hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ.
-
Xuất Excel bảng kê chi tiết: Thay vì gõ tay từng số liệu, Maxv cho phép xuất file Excel bảng kê hóa đơn chi tiết chỉ với 1 click. File Excel này đã được chuẩn hóa, kế toán chỉ việc import thẳng vào phần mềm kế toán hoặc phần mềm HTKK để lên tờ khai.
-
Tải file PDF gốc: Hỗ trợ tải hàng loạt file PDF bản thể hiện để lưu trữ và đối chiếu chứng từ gốc.
Đặc biệt, Maxv đang cung cấp giải pháp này HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ. Việc chuẩn bị số liệu kê khai thuế chưa bao giờ dễ dàng, nhanh chóng và an toàn đến thế!
👉 Tải và trải nghiệm miễn phí Phần mềm Lấy Hóa đơn Maxv ngay tại đây!
