Kiến thức dành cho Giám đốc cần biết để quản lý và theo dõi một cách dễ dàng chỉ số doanh nghiệp mình. Cùng tìm hiểu nhé

Một DN phải có ít nhất 1 người làm kế toán. KẾ TOÁN là tập hợp các hoá đơn, chứng từ để phân tích, ghi chép, tổng hợp để báo cáo tình hình kinh doanh của DN cho chủ DN và cơ quan quản lý thuế.

Kế toán gồm hai bộ phận: Kế toán quản trị (kế toán nội bộ) và kế toán tài chính (kế toán thuế).

– Số liệu của kế toán nội bộ nhằm để phục vụ cho ban giám đốc.

– Số liệu của kế toán thuế nhằm để cung cấp cho những người bên ngoài DN như: Các cổ đông, nhà cung cấp hàng hóa, ngân hàng cho vay và các cơ quan quản lý nhà nước.

GIẢI THÍCH CÁC TỪ NGỮ DÙNG TRONG KẾ TOÁN.

1/ TÀI KHOẢN là gì?

Để tiện cho việc ghi chép sổ sách kế toán, người ta quy ước mỗi TÀI KHOẢN là một tên gọi và được gán cho một con số cố định.

Vậy: TÀI KHOẢN = CON SỐ.

** Ví dụ:

Tài khoản: Tiền mặt. Quy ước là số 111.

Tài khoản: Phải trả cho người bán. Quy ước là số 331.

Tùy theo ngành nghề và quy mô kinh doanh mà DN lựa chọn Chế độ kế toán cho DN mình (Hệ thống tài khoản thống nhất theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).

Vậy, TÀI KHOẢN là phương pháp phân loại các ĐỐI TƯỢNG kế toán theo nội dung kinh tế. Mỗi nội dung kinh tế khác nhau được theo dõi riêng trên một TÀI KHOẢN khác nhau.

** Ví dụ 1: Hoá đơn GTGT mua hàng hoá về để bán, trả bằng tiền mặt.

Phân tích: Hoá đơn này có 3 nội dung kinh tế khác nhau là:

Mua hàng về để bán, kế toán sử dụng tài khoản: 156 (Hàng hoá); Thuế GTGT đầu vào (1331); Tiền mặt (1111).

>> Xem thêm: 18 khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và ý nghĩa

** Ví dụ 2: Bảng lương và các khoản phụ cấp theo lương.

Phân tích:

– Chứng từ Phải trả lương này có 2 nội dung kinh tế khác nhau là: Tài khoản: 334; Chi phí của DN, tuỳ theo chế độ kế toán mà sử dụng tài khoản: 621, 641, 642, 154, …).

– Khi kế toán lập Phiếu chi để trả lương thì chứng từ chi này có 2 nội dung kinh tế khác nhau là: TK 334 (Phải trả lương) và TK Tiền mặt (1111).

* Khi hạch toán, “nhà kế” căn cứ vào các hoá đơn, các chứng từ gốc để nhập liệu vào phần mềm kế toán (hiện nay đa số các DN đều sử dụng Phần mềm kế toán PMKT).

Sau khi nhập liệu, từ PMKT, kế toán sẽ có các thông tin về TÀI SẢN (Ngắn hạn, dài hạn), NỢ PHẢI THU, NỢ PHẢI TRẢ và VỐN CHỦ SỞ HỮU.

* Giống như cuộc sống luôn luôn có 2 mặt đối lập với nhau như: Giàu/Nghèo, Xấu/Đẹp, Thương/Ghét, Thắng/Thua, …

Kiến thức của Kế toán dành cho Giám đốc cần phải biết để quản lý

Xuất phát từ tính chất khách quan là bất cứ loại TÀI SẢN nào, loại NGUỒN VỐN nào cũng bao gồm 2 mặt trái ngược nhau như:

Thu/Chi (Tiền);

Nhập/Xuất (Vật liệu, hàng hoá);

Vay/Trả (Vay ngân hàng, vay ngoài);

Tăng/Giảm (Công nợ, chi phí);

… nên Tài khoản được chia thành 2 bên để phân thành 2 hướng vận động trái ngược nhau (tăng/giảm, thu/chi, nhập/xuất) của ĐỐI TƯỢNG kế toán.

Để đơn giản trong học tập, thì tài khoản được trình bày dưới dạng chữ “T”, giống như quyển vở mở ra. Trang bên trái cuả quyển vở (bên trái của tài khoản chữ T) gọi là bên NỢ, bên phải của tài khoản (chữ T) gọi là bên CÓ.Trong Hệ thống tài khoản có 9 loại, từ loại 1 đến loại 9. Các loại này được chia làm 3 nhóm:

– Nhóm TK phản ánh TÀI SẢN (loại 1 và loại 2).

Nhóm này có SỐ DƯ bên Nợ, phát sinh TĂNG ghi bên Nợ, phát sinh GIẢM ghi bên Có.

Các loại tài khoản đầu 1 và 2, như:

TK: 111 – Tiền mặt;

TK: 112 – Tiền gửi ngân hàng;

TK: 131 – Nợ phải thu;

TK: 133 – Thuế GTGT được khấu trừ;

TK: 152 – Nguyên vật liệu;

TK: 153 – Công cụ dụng cụ;

TK: 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang;

TK: 155 – Thành phẩm;

TK: 156 – Hàng hoá;

TK: 211 – Tài sản cố định;

TK: 214 – Khấu hao TSCĐ;

TK: 242 – Chi phí trả trước;

TK: …

– Nhóm TK phản ánh NGUỒN VỐN (loại 3 và 4). Nhóm này có số dư bên Có, phát sinh TĂNG ghi bên Có, phát sinh GIẢM ghi bên Nợ.

Các loại tài khoản đầu 3 (NỢ PHẢI TRẢ), như:

TK: 331 – Phải trả người bán;

TK: 333 – Các khoản thuế phải nộp;

TK: 334 – Phải trả người lao động;

TK: 338 – Phải trả khác;

TK: 341 – Vay và nợ thuê tài chính;

TK: …

Các loại tài khoản đầu 4 (VỐN CHỦ SỞ HỮU) như:

TK: 411 – Vốn đầu tư của Chủ sở hữu;

TK: 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

* Chú ý: Vốn đầu tư của Chủ sở hữu (4111) là số vốn ban đầu do chủ DN bỏ ra để tạo nên các loại TÀI SẢN nhằm thực hiện các hoạt động SXKD như tài sản cố định (211), vật tư (152), hàng hoá (156) và số lợi nhuận trong quá trình kinh doanh (421).

– Nhóm TK TRUNG GIAN (loại 5, 6, 7, 8 và 9). Nhóm này phản ánh các hoạt động kinh doanh của DN. Các TK này KHÔNG CÓ SỐ DƯ.

Số phát sinh TĂNG ghi bên Nợ (loại 6, 8)

Số phát sinh TĂNG ghi bên Có (loại 5, 7).

+ Loại tài khoản đầu 5 (DOANH THU) như:

TK: 511 – Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ;

TK: 515 – Doanh thu hoạt động tài chính..

+ Loại tài khoản đầu 6 (CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH) như:

TK: 611 – Chi phí mua hàng;

TK: 621, 622, 623, 627 – Chi phí sản xuất kinh doanh;

TK: 632 – Chi phí giá vốn;

TK: 635 – Chi Phí tài chính;

TK: 641 – Chi phí bán hàng;

TK: 642 – Chi phí quản lý Doanh nghiệp.

+ Loại tài khoản đầu 7 (THU NHẬP KHÁC) như:

TK: 711 – Thu nhập khác.

+ Loại tài khoản đầu 8 (CHI PHÍ KHÁC) như:

TK: 811 – Chi phí khác;

TK: 821 – Chi phí thuế TNDN.

+ Loại tài khoản đầu 9 (XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH) như:

TK: 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Cuối kỳ “nhà kế” sẽ tập hợp toàn bộ các tài khoản loại 5, 6, 7, 8 vào TK 911).

———

2/ GHI SỔ KÉP:

(Kép là một thuật ngữ có nghĩa là 2).

Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Hoá đơn, chứng từ) đều có liên quan đến ÍT NHẤT 2 tài khoản. Vậy kế toán phải ghi chép ĐỒNG THỞI ít nhất 2 tài khoản, tài khoản này ghi bên Nợ thì dứt khoát tài khoản kia phải ghi bên Có với cùng một số tiền.

>> Xem thêm: Đầy đủ và cụ thể nhất – Trong bộ Báo cáo tài chính gồm những gì?

** GHI ĐƠN là gì?

Ghi sổ đơn xuất hiện từ thời kỳ xa xưa như ghi thu chi tiền, các khoản phải thu, phải trả, phải nộp.

Ngày nay ghi sổ đơn cũng vẫn được sử dụng trong một số trường hợp như:

– Ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán chi tiết, tài khoản ngoài bảng.

– Ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một số đơn vị có qui mô rất nhỏ, hoạt động đơn giản như hộ kinh doanh cá thể.

Ghi ĐƠN trong kế toán là cách ghi mà mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng hay giảm chỉ được ghi vào MỘT tài khoản kế toán, không tính đến mối quan hệ với tài khoản kế toán khác.

Cách ghi đơn này không chỉ ra được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán nên có thể bỏ sót nhiều thông tin quan trọng, khó khăn cho việc quản lý và điều hành đơn vị.\

>> Xem thêm: 40 LƯU Ý KHI LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH (BCTC), QUYẾT TOÁN THUẾ 2022

——-

3/ ĐỊNH KHOẢN là gì?

Trước khi ghi chép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản thì “nhà kế” cần phải XEM hoá đơn, chứng từ đó để biết hạch toán nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến các tài khoản nào? Kết cấu của những tài khoản nó ra sao? Từ đó mới xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, số tiền ghi vào trong tài khoản là bao nhiêu? Công việc đó gọi là ĐỊNH KHOẢN nghiệp vụ kế toán.

Có nhiều cách định khoản:

– Định khoản GIẢN ĐƠN là ghi bên Nợ 1 tài khoản này, đồng thời phải ghi bên Có 1 tài khoản khác, với cùng một số tiền.

– Định khoản PHỨC TẠP là ghi bên Nợ vào 1 tài khoản này, đồng thời ghi bên Có cho NHIỀU tài khoản khác, với số tiền ghi bên Nợ bằng ) tổng số tiền ghi bên Có.

Hoặc ghi bên Có 1 tài khoản này, đồng thời ghi bên Nợ cho nhiều tài khoản khác, với số tiền ghi bên Có bằng ) Tổng số tiền ghi bên Nợ.

Trong định khoản phức tạp, “nhà kế” KHÔNG NÊN ghi bên Nợ (hoặc bên Có) cho nhiều tài khoản này, đồng thời ghi bên Có (hoặc bên Nợ) cho nhiều tài khoản khác.

** Không phân biệt định khoản giản đơn hay định khoản phức tạp, mỗi một lần định khoản ghi vào tài khoản, người ta gọi là BÚT TOÁN.

** Mối quan hệ kinh tế giữa các tài khoản có liên quan với nhau, người ta gọi là ĐỐI ỨNG.

Quan hệ đối ứng là ghi bên Nợ cho tài khoản này thì chắc chắn phải ghi bên Có cho tài khoản kia.

>> Xem thêm: HƯỚNG DẪN 03 CÁCH XỬ LÝ HÀNG TỒN KHO BỊ ÂM TRÊN SỔ SÁCH

——-

** Một vài ví dụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế:

– Ví dụ 1: Hoá đơn mua hàng hóa trị giá 22 triệu, nợ tiền người bán.

Ta phân tích Ví dụ 1 để định khoản: Mua hàng nhập kho để bán thì tăng Tài sản, ghi Nợ cho TK 156 thì TK đối ứng sẽ là Có TK 331 (ghi Nợ cho TK này thì chắc chắn phải ghi Có cho TK kia).

– Ví dụ 2: Hoá đơn Ăn uống, tiếp khách trị giá 1 triệu đồng, trả bằng tiền mặt.

Ta phân tích để định khoản: Chi phí tiếp khách là chi phí quản lý, phải ghi Nợ cho TK 642 (1 triệu). TK đối ứng của TK 642 là xuất quỹ tiền mặt để chi trả thì ghi Có TK 1111 (1 triệu)./.

(Nguồn: Tavan Hiệp)

——

DÙNG THỬ PHẦN MỀM KẾ TOÁN & BÁN HÀNG MAXV

**Phần mềm Kế toán tiện ích, kiểm soát tốt chứng từ và lên Báo cáo tài chính chuẩn xác.

**Phần mềm Bán hàng quản lý hàng hóa hiệu quả

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MAXV VIỆT NAM

Hotline: 0382 325 225  — Tư vấn: 0862 325 225

Email: Softmaxv@gmail.com || Facebook: Phần Mềm Kế Toán Bán Hàng Maxv